Uno de las herramientas más usadas en una computadora es el procesador de textos. Pero cuando trabajamos en equipo, como por ejemplo en una empresa de turismo, es importante que los documentos importantes para el trabajo circulen entre los empleados que deben verlo. Una forma muy interesante de compartir documentos es usar Google Docs, el procesador de textos en Internet que es propiedad de Google.

Una de las características más importantes de este servicio es que no es necesario instalar ningún programa. Simplemente hay que tener una cuenta en Google -como por ejemplo la que se usa para Gmail- y dirigirse a docs.google.com. En la página de inicio veremos un listado de documentos creados; si no tenemos ninguno, basta con ir a “Nuevo”, y se abrirá una nueva ventana. Allí veremos una página que tiene un aspecto que recuerda al de cualquier procesador de textos, con una barra de estilos para hacer negritas, itálicas, insertar enlaces, entre otros. Pero por encima de esa barra veremos cuatro pestañas:

1) Archivo. Desde allí podemos guardar el archivo, exportarlo en formato DOC, RTF y PDF entre otros, y contar palabras.
2) Editar. Muestra la barra de estilos.
3) Insertar. Para hacer enlaces, pegar imágenes, caracteres especiales, etc
4) Revisión. Esta herramienta es muy interesante, sobre todo si el documento es editado por varias personas. Allí se pueden ver los cambios que se han hecho, y quien ha sido el responsable. Es un historial del documento.

Para compartir el documento con otros, debemos ir a “Compartir”, y allí ingresar las direcciones de correo electrónico de quienes podrán ver o editar el texto.

En “Publicar” podemos seleccionar el documento para que éste sea publicado y cualquiera pueda acceder a él. Esto se puede hacer de dos maneras: en los servidores de Google -y tendrá una dirección que nos dará el buscador- o en nuestro propio blog -para ello deberemos configurar los datos de acceso de éste.

Por cierto, los archivos se guardan de manera automática cada lapso de tiempo. Para el futuro, se esperan algunos agregados en Google Docs; por ejemplo, la posibilidad de editar los documentos incluso cuando no tenemos acceso a Internet, y que luego éstos se sincronicen cuando tengamos conexión a la Red.